HANOVA blog

Egy virtuális asszisztens olyan a vállalkozónak, mint a színésznek a színházi súgó Képzeld el a következő helyzetet: egy színész a reflektorfényben áll, minden szem rá szegeződik, és neki hibátlanul kell előadnia a szerepét. De mi történik, ha elakad? Ha egy pillanatra kihagy az emlékezete, vagy egyszerűen túl sok minden van a fejében? A súgó ott van a színpad szélén, és diszkréten, de hatékonyan segít. Nélküle a darab ugyan nem állna le, de a színésznek sokkal nehezebb dolga lenne. Pontosan így működik egy virtuális asszisztens egy vállalkozás életében. A háttérből támogat, hogy te tündökölhess Egy vállalkozó rengeteg szerepet játszik nap mint nap: ügyfélszolgálatos, marketinges, pénzügyes, stratégiai döntéshozó. Ez sokszor túlterhelő lehet, és könnyű elveszni a részletekben. Egy virtuális asszisztens azonban leveszi a válladról az időrabló, de mégis fontos feladatokat, hogy te arra fókuszálhass, ami igazán számít: a növekedésre, az ügyfeleidre és a saját szakértelmed kibontakoztatásá...

  "Miért jó az nekem, ha együttműködésre lépek veled?" - Teszi fel a kérdést magában (vagy hangosan) a vállalkozó. Egyéni vállalkozóként, valamint kis-, közepes vállalkozásként virtuális asszisztenssel együttműködni azért jó - kezdem a válaszom -, mert a virtuális asszisztens szakterülete pontosan az olyan feladatok ellátása, amelyekre a vállalkozók "szükséges rosszként" tekintenek. Ilyenek a nyilvántartások vezetése, számlázás, könyvelői kapcsolattartás, adminisztráció, irat- és dokumentáció kezelés, hivatali levelezés, social media felületek kezelése, és gyakorlatilag bármi, ami nem a vállalkozás fő tevékenysége. Örömmel jelentem, hogy nekem, virtuális asszisztensként, vagy ha úgy tetszik online vállalkozás támogatóként viszont pontosan ezek a feladatok a fő tevékenységem. Azon túl, hogy időt, energiát és az idegeskedést is megspórolom ügyfelemnek azzal, hogy kiszervezheti nekem ezeket a feladatokat, további haszon számára, hogy az együttműködésünk megbízásos alap...

Hozzám forduló magánszemélyek problémáinak megoldásában is szívesen segítek. Így történt a minap, egy fiatalember idegesen hívott fel, hogy a segítségemet kérje családi adókedvezmény nyilatkozat módosításában. Korábban látta és - nagyon okosan - elmentette az adóbevallás átnézős facebook posztomat, így a kontakt megvolt. Visszakanyarodva a történetre, felhívott, hogy megszületett a gyermeke, és emiatt módosítania kell a munkáltatója felé korábban tett ,családi adókedvezmény igénybevételére vonatkozó nyilatkozatát. De! Fogalma sincs hogyan kell azt csinálni. Képernyőmegosztással dolgoztunk, így az ONYA oldalán, ügyfélkapus azonosítással rövid idő alatt elkészült, és beküldtük a módosított nyilatkozatot, amit a munkáltatója néhány perccel később automatikusan megkapott, így a hóvégi bérszámfejtésnél már naprakész adatokkal dolgozik a könyvelőjük. Újdonsült apuka megnyugodott, mindenki boldog, happy end #napicuk i #apróörömök #szeretemamunkám #virtuálisasszisztensvagyok #storytelling ...

 Ma délelőtt felhívott telefonon egy kedves régi ügyfelem, hogy lenne egy feladat, amit viszonylag gyorsan meg kellene oldani. Miután vázolta a helyzetet, átfutottam a napi teendő listámat, kigondoltam, hogyan tudnék kisakkozni egy kis időt, mondtam neki, hogy délután tudok foglalkozni a feladattal. Örömmel fogadta a hírt, megbeszéltük, hogy rövidesen átküldi e-mailben az anyagot, ami meg is történt. Elérkeztem a projektjéhez, épp csak megnyitottam az e-mailt, mikor ismét telefonál az ügyfél. Felveszem a telefont, ő kétségbeesetten kérdezi, hogy mennyire merültem már bele a feladatba? Mondom neki, épp megnyitottam az e-mailt. Nagyon megkönnyebbült, az történt ugyanis, hogy egy kulcsfontosságú dokumentumot elfelejtett csatolni. Bár jelezte, hogy rövidesen biztosan rájöttem volna, hogy valami hiányzik, és rákérdezek, de jobb, hogy ezt megelőzve ő maga jött rá és gyorsan pótolta a lemaradt dokumentumot, és így teljes hatékonysággal, rövid idő alatt prezentálni tudtam számára az elvégz...

 A virtuális asszisztensre való felkészülés több kulcsfontosságú lépést is magában foglal, hogy az együttműködés kialakítása zökkenőmentes, a nyújtott szolgáltatások igénybevétele hatékony legyen. Készítettem egy útmutatót ezzel kapcsolatban: Határozd meg a delegálandó feladatokat és felelősségi köröket: Határozd meg világosan, hogy milyen feladatokat és felelősségeket szeretnél átadni a virtuális asszisztensnek. Ide tartozhatnak az adminisztratív feladatok, az ügyféltámogatás, a közösségi média kezelése, az adatrögzítés, adatgyűjtés, könyvelés előkészítés, stb.  A meghatározott feladatokról, elvárásaidról adj pontos, részletes leírást. Beszéljétek meg a kommunikációs és együttműködési eszközöket: Válasszatok olyan kommunikációs és együttműködési eszközöket, amelyek megkönnyítik a zökkenőmentes interakciót a megbízó és a megbízott között. Ezek közé tartozhat az e-mail, az üzenetküldő alkalmazások (pl. WhatsApp, Messenger), projektmenedzsment szoftverek (pl. Trello) és videok...

A hétköznapokban is számtalan informatikai megoldás, szoftver, alkalmazás vesz körül bennünket. Ez virtuális asszisztensként még inkább így van, hiszen a munkánkat ezek segítségével, használatával tudjuk teljeskörűen és megfelelően ellátni. Vannak olyan szoftverek, melyek adott feladat elvégzését segítik, ilyenek például a videószerkesztő, vagy szövegszerkesztő programok. Vannak, amelyek háttér támogatást nyújtanak, mint például az időmérő vagy számlázó programok, tárhely, böngésző. Aztán ott vannak a social media felületek, marketing célú alkalmazások, amelyekkel közönségünket tudjuk elérni, tájékoztatni, akár szórakoztatni. Az alábbi listában látható az általam leggyakrabban használt programok, melyek között a fenti típusok mindegyike megtalálható. Google Sites / Dokumentumok / Táblázatok / Diák / Drive / Gmail / Fotók / Naptár / Űrlapok / Ads / Chrome / Blogger Libre Office irodai szoftverek Canva OpenShot OBS Studio Avery Design & Print Online Clockify Trello Billingo, szamlazz...