HANOVA blog

Vállalkozóként vagy könyvelőként biztosan ismerős az érzés: hiányzó számlák, elveszett drive-mappák, végtelen egyeztetések… pedig nem kellene így lennie. Ebben a blogcikkben bemutatom a Quicket, azt a magyar fejlesztésű rendszert, ami vállalkozói szemlélettel segít rendezni a számlákat, költségeket és szerződéseket. Pénzügyi virtuális asszisztensként nap mint nap használom, és látom, mennyi stressztől szabadítja meg az ügyfeleket – a könyvelőket pedig a hiányzó dokumentumok utáni vadászattól.

 Ha valaha is próbáltál Google-hirdetést készíteni vagy a weboldalad szövegét keresőoptimalizálás szempontjából átdolgozni, biztosan találkoztál már a kulcsszókutatás kihívásaival. A jó kulcsszó olyan, mint az ajtó zárjához megfelelő kulcs – ha illik a zárba, be tud jutni az, akit valóban vársz. De hogyan találd meg a jó kulcsszavakat, amikor a Google mást gondol rólad, mint te magadról? Kisvállalkozóként, szolgáltatóként pontosan tudom, hogy kinek szól, amit csinálok: vállalkozóknak, cégvezetőknek, akiknek túl sok az adminisztráció, időhiányban szenvednek, és megbízható külső támogatót keresnek. Mégis, amikor beállítok egy kampányt Google Adsben, rendre olyan kulcsszavakat javasol a rendszer, amelyek nem az én célcsoportomat célozzák, hanem a hozzám hasonló virtuális asszisztenseket, akik munkát keresnek. Például ilyen ajánlásokkal találkoztam: „virtuális asszisztens munkák” „virtuális asszisztens állás” „virtuális asszisztens képzés” Bármennyire is pontosan határoztam meg, kinek ...

Gyakran felmerülő kérdés, számtalan különböző formában megfogalmazva elhangzott már. Van, hogy közvetlenül nekem teszik fel, van, hogy ügyfelemnek, mikor rólam, a velem való együttműködésről beszélget valakivel. Az egyik személyes kedvencem, amikor egyik ügyfelemtől kérdeztek vissza, hogy “...ez is ilyen mesterséges intelligencia izé, ugye?! 🤖” Nos, jelentem 100%-ig természetes intelligencia vagyok 🤓, és arra gondoltam, hogy a leggyakoribb feladatok bemutatásán keresztül egy picit “közelebb hozom” a virtuális asszisztensi munkát.  Fontos már az elején tisztázni, hogy nem minden virtuális asszisztens ugyanazt csinálja, ez ugyanis nem egy szakma, hanem egy gyűjtőfogalom. Olyan számos szakterületre szakosodott, képzett szakemberekre használjuk, akik online eszközökkel, legnagyobb arányban távolról segítik az ügyfeleik munkáját. Pénzügyi-, marketing-, humán erőforrás-, grafika-, webdesign-, és még biztosan lehetne sorolni azokat a szakterületeket, melyek feladataira biztosan találsz ...

A mindennapok során gyakran szembesülünk azzal, hogy a feladatok sokasága eláraszt minket. Sürgős határidők, hosszú távú tervek, napi teendők – mindez könnyen káoszba fulladhat, ha nincs egy jól bevált módszerünk arra, hogyan kezeljük őket. Ebben a bejegyzésben két hatékony eszközt mutatok be, amelyek segítenek a produktivitás növelésében a munkánk során és a magánéletben is. Eisenhower-mátrix: A hatékony döntéshozatal eszköze Dwight D. Eisenhower, az Egyesült Államok egykori elnöke így fogalmazott: „Amit sürgősnek tartunk, az ritkán fontos. És ami valóban fontos, az ritkán sürgős.” Ezen elv alapján alkotta meg az Eisenhower-mátrixot , amely segít abban, hogy a teendőinket a valódi fontosságuk szerint kezeljük, ne csak a sürgősségük alapján. Hogyan működik az Eisenhower-mátrix? A módszer lényege, hogy minden feladatot négy kategóriába sorolunk: 🔵 1. Sürgős és fontos – Azonnal elvégzendő Ezek azok a feladatok, amelyeket halogatás nélkül meg kell oldani, mert jelentős következményeik v...

Egy virtuális asszisztens olyan a vállalkozónak, mint a színésznek a színházi súgó Képzeld el a következő helyzetet: egy színész a reflektorfényben áll, minden szem rá szegeződik, és neki hibátlanul kell előadnia a szerepét. De mi történik, ha elakad? Ha egy pillanatra kihagy az emlékezete, vagy egyszerűen túl sok minden van a fejében? A súgó ott van a színpad szélén, és diszkréten, de hatékonyan segít. Nélküle a darab ugyan nem állna le, de a színésznek sokkal nehezebb dolga lenne. Pontosan így működik egy virtuális asszisztens egy vállalkozás életében. A háttérből támogat, hogy te tündökölhess Egy vállalkozó rengeteg szerepet játszik nap mint nap: ügyfélszolgálatos, marketinges, pénzügyes, stratégiai döntéshozó. Ez sokszor túlterhelő lehet, és könnyű elveszni a részletekben. Egy virtuális asszisztens azonban leveszi a válladról az időrabló, de mégis fontos feladatokat, hogy te arra fókuszálhass, ami igazán számít: a növekedésre, az ügyfeleidre és a saját szakértelmed kibontakoztatásá...

Hozzám forduló magánszemélyek problémáinak megoldásában is szívesen segítek. Így történt a minap, egy fiatalember idegesen hívott fel, hogy a segítségemet kérje családi adókedvezmény nyilatkozat módosításában. Korábban látta és - nagyon okosan - elmentette az adóbevallás átnézős facebook posztomat, így a kontakt megvolt. Visszakanyarodva a történetre, felhívott, hogy megszületett a gyermeke, és emiatt módosítania kell a munkáltatója felé korábban tett ,családi adókedvezmény igénybevételére vonatkozó nyilatkozatát. De! Fogalma sincs hogyan kell azt csinálni. Képernyőmegosztással dolgoztunk, így az ONYA oldalán, ügyfélkapus azonosítással rövid idő alatt elkészült, és beküldtük a módosított nyilatkozatot, amit a munkáltatója néhány perccel később automatikusan megkapott, így a hóvégi bérszámfejtésnél már naprakész adatokkal dolgozik a könyvelőjük. Újdonsült apuka megnyugodott, mindenki boldog, happy end #napicuk i #apróörömök #szeretemamunkám #virtuálisasszisztensvagyok #storytelling ...

 Ma délelőtt felhívott telefonon egy kedves régi ügyfelem, hogy lenne egy feladat, amit viszonylag gyorsan meg kellene oldani. Miután vázolta a helyzetet, átfutottam a napi teendő listámat, kigondoltam, hogyan tudnék kisakkozni egy kis időt, mondtam neki, hogy délután tudok foglalkozni a feladattal. Örömmel fogadta a hírt, megbeszéltük, hogy rövidesen átküldi e-mailben az anyagot, ami meg is történt. Elérkeztem a projektjéhez, épp csak megnyitottam az e-mailt, mikor ismét telefonál az ügyfél. Felveszem a telefont, ő kétségbeesetten kérdezi, hogy mennyire merültem már bele a feladatba? Mondom neki, épp megnyitottam az e-mailt. Nagyon megkönnyebbült, az történt ugyanis, hogy egy kulcsfontosságú dokumentumot elfelejtett csatolni. Bár jelezte, hogy rövidesen biztosan rájöttem volna, hogy valami hiányzik, és rákérdezek, de jobb, hogy ezt megelőzve ő maga jött rá és gyorsan pótolta a lemaradt dokumentumot, és így teljes hatékonysággal, rövid idő alatt prezentálni tudtam számára az elvégz...

 A virtuális asszisztensre való felkészülés több kulcsfontosságú lépést is magában foglal, hogy az együttműködés kialakítása zökkenőmentes, a nyújtott szolgáltatások igénybevétele hatékony legyen. Készítettem egy útmutatót ezzel kapcsolatban: Határozd meg a delegálandó feladatokat és felelősségi köröket: Határozd meg világosan, hogy milyen feladatokat és felelősségeket szeretnél átadni a virtuális asszisztensnek. Ide tartozhatnak az adminisztratív feladatok, az ügyféltámogatás, a közösségi média kezelése, az adatrögzítés, adatgyűjtés, könyvelés előkészítés, stb.  A meghatározott feladatokról, elvárásaidról adj pontos, részletes leírást. Beszéljétek meg a kommunikációs és együttműködési eszközöket: Válasszatok olyan kommunikációs és együttműködési eszközöket, amelyek megkönnyítik a zökkenőmentes interakciót a megbízó és a megbízott között. Ezek közé tartozhat az e-mail, az üzenetküldő alkalmazások (pl. WhatsApp, Messenger), projektmenedzsment szoftverek (pl. Trello) és videok...

A hétköznapokban is számtalan informatikai megoldás, szoftver, alkalmazás vesz körül bennünket. Ez virtuális asszisztensként még inkább így van, hiszen a munkánkat ezek segítségével, használatával tudjuk teljeskörűen és megfelelően ellátni. Vannak olyan szoftverek, melyek adott feladat elvégzését segítik, ilyenek például a videószerkesztő, vagy szövegszerkesztő programok. Vannak, amelyek háttér támogatást nyújtanak, mint például az időmérő vagy számlázó programok, tárhely, böngésző. Aztán ott vannak a social media felületek, marketing célú alkalmazások, amelyekkel közönségünket tudjuk elérni, tájékoztatni, akár szórakoztatni. Az alábbi listában látható az általam leggyakrabban használt programok, melyek között a fenti típusok mindegyike megtalálható. Google Sites / Dokumentumok / Táblázatok / Diák / Drive / Gmail / Fotók / Naptár / Űrlapok / Ads / Chrome / Blogger Libre Office irodai szoftverek Canva OpenShot OBS Studio Avery Design & Print Online Clockify Trello Billingo, szamlazz...

 Mit tartalmaz a virtuális asszisztensi óradíjam? 1. Nettó óradíj Ez gyakorlatilag a munkabérem, amit akkor is kifizetnél, ha alkalmazotti jogviszonyban foglalkoztatnál munkavállalót. 2. Adók és járulékok Az óradíj tartalmazza az általam fizetendő adókat, járulékokat, egyéb díjakat. 3. Munkaeszközök A munkavégzéshez elengedhetetlenül szükséges munkaeszközöket magam szerzem be, tartom fenn, szükség esetén pótolom, a megbízónak ezek semmilyen plusz költséget nem jelentenek. 4. Szoftverek A pontos munkavégzéshez szükséges jogtiszta programok, online alkalmazások költségei, előfizetési díjai. 5. Iroda, rezsi Én is, mint a legtöbb VA otthonról dolgozom, ahol felmerül a vállalkozást terhelő rezsi költséghányad. 6. Képzések Széleskörű, aktuális tudáson alapuló szolgáltatás nyújtásához képzéseken veszek részt, illetve szakmai anyagokkal képzem magam. 7. Szakmai felkészültség, tapasztalat Egy VA óradíját szakmai felkészültsége, tapasztalata is befolyásolja, mint munkavállaló alkalmazása ese...

 Az előző bejegyzésben megvizsgáltuk, hogy kiknek érdemes és nyereséges igénybe venni a szolgáltatásainkat. Ebben a bejegyzésben azt is nézzük meg, hogy miért. 1. Heti pár óra munkáért nem kell munkaügyi feladatokkal bajlódni: Ugyan az előző bejegyzésben már utaltam rá, de itt is meg kell említeni, hogy a virtuális asszisztenssel történő együttműködés egyik legnagyobb előnye, hogy nem kell heti pár óra munkára rész vagy teljes munkaidős állásban alkalmazni valakit, így nemcsak a kiválasztás, bérszámfejtés és kilépés folyamatát spóroljuk meg, de anyagilag is jobban jövünk ki. 2. Szakszerű támogatást kapsz a pénzedért cserébe: Az igaz, hogy talán te is el tudod látni ezeket az adminisztrációs feladatokat, de a cégvezető munkaideje mindig drágább ennél. Vállalkozóként, cégtulajdonosként több időre van szükséged, hogy a legfőbb üzleti tevékenységeidre összpontosíthass. Számos olyan feladat van, amihez nem kell a szakértelmed, továbbá nem minden feladat igényli közvetlen figyelmed. A vi...